KI Chatbots im Tourismus

Wenn aus Daten echte Entlastung wird

Oder: Der Traum von der digitalen Rezeption!

24/7 erreichbar, nie krank, immer freundlich – klingt nach dem Traum jeder Rezeption, oder?

KI Chatbots versprechen genau das: weniger Anrufe, weniger E-Mails, mehr Zeit fürs Wesentliche. Und ganz nebenbei sollen sie auch noch Buchungen ankurbeln, weil sie Gäste direkt zur richtigen Stelle führen.

Klingt fast zu schön, um wahr zu sein? Stimmt – zumindest wenn die Basis nicht passt. Denn ein KI-Chatbot ist nur so gut wie die Informationen, die er bekommt.

Ich war neugierig, wie das in der Praxis aussieht – und hab mich durch verschiedene Systeme, Tools und Aha-Momente getestet.

Hier kommen meine wichtigsten Learnings und Praxistipps für alle, die KI im Tourismus wirklich smart einsetzen wollen.

Was KI Chatbots tatsächlich leisten können

Zuerst einmal die wichtigste Frage: Was ist eigentlich ein KI Chatbot? Ein KI Chatbot ist ein Computerprogramm, das Künstliche Intelligenz (KI) nutzt, um menschenähnliche Gespräche zu führen.

Kurz gesagt: Sie können viel – und sie lernen schnell.

• sie beantworten Standardfragen („Wann öffnet der Spa?“ oder „Wie lange gilt das Angebot?“).
• sie schlagen Ausflüge, Wanderungen oder Veranstaltungen vor – wenn die Daten dafür vorhanden sind.
• sie verlinken auf relevante Seiten oder Formulare.
• sie sind mehrsprachig, höflich und rund um die Uhr erreichbar.
• und sie können Gäste gezielt Richtung Buchung führen – wenn das Buchungstool angebunden ist.

Das Beste daran: Sie schaffen echte Entlastung im Gästeservice. Weniger Routinefragen, mehr Zeit für persönliche Beratung – so, wie es sein soll.

Mein persönlicher Praxistipp:
Notiere 10 häufige Gästefragen und prüfe, ob die Antworten wirklich auf deiner Website stehen. Das ist der erste Realitätscheck, bevor du eine KI einsetzt.

Der Weg dorthin: Keine Lösung von der Stange!

Ein KI Chatbot ist kein „Einmal aktivieren und läuft“-Tool. Der Weg, bis er zuverlässig gute Antworten liefert, dauert im Schnitt rund zwei Monate – und das ist völlig normal.

• tägliche Kontrolle in der Anfangsphase
• Feintuning: Antworten anpassen, falsche entfernen, Lücken schließen
• später: wöchentliche Überprüfung

Aber: Diese Zeit zahlt sich aus. Denn je besser du ihn trainierst, desto smarter wird er – und desto weniger musst du später nachbessern.

Damit das funktioniert, braucht der Chatbot strukturierte Daten – also klar aufbereitete Informationen aus deinen oder externen Systemen. Dazu gehören Schnittstellen zum Buchungstool, Wetterdaten, Veranstaltungen, FAQ oder CRM-System. Erst durch diese Anbindungen kann die KI verlässliche, aktuelle Antworten geben.

Mein persönlicher Praxistipp:
Plane von Anfang an 5–10 Stunden pro Woche im Setup und danach 1–2 Stunden laufend für Kontrolle, Pflege und Schnittstellen-Checks ein.

Was mich überrascht hat

Ich gebe zu: Ich dachte, KI erledigt das meiste automatisch – immerhin reden wir ja von künstlicher Intelligenz. Tut sie auch. Aber sie braucht dafür ein gutes Fundament.

Gute KI ersetzt kein gepflegtes Website-Wissen.

Wenn jemand fragt: „Gibt’s morgen eine Vollmondwanderung?“, muss diese Info auch auf der Website stehen. Die KI denkt nicht voraus – sie liest, was da ist.

„Internet-Suche“ klingt modern, braucht aber klare Regeln.

Wenn auf der Website steht, dass der Lift im Winter täglich geöffnet ist, aber niemand eingepflegt hat, dass er morgen wegen Sturm geschlossen bleibt, kann die KI das schlicht nicht wissen. Wenn sie einfach googelt, kann sie leicht auf falsche Seiten geraten – daher: lieber kontrollierte Datenquellen nutzen.

Buchungen funktionieren nur mit System-Anbindung.

Fragt jemand: „Habt ihr noch ein Doppelzimmer frei?“, braucht die KI Zugriff auf das Buchungssystem. Fehlt die Schnittstelle, kann sie nur weiterleiten – aber keine Verfügbarkeiten prüfen.

Mein persönlicher Praxistipp:
Lieber eine ehrliche KI („Diese Info habe ich leider nicht“) als eine, die falsche Antworten liefert.

Die Grundlage: gepflegte Daten = gute Antworten

KI kann nur so schlau sein wie ihre Quellen. Fehlen strukturierte Daten – also Infos zu Öffnungszeiten, Veranstaltungen, Betrieben, Wetter oder Wanderwegen – kann der Chatbot keine brauchbaren Antworten geben.

Beispiele aus der Praxis:

Wenn jemand fragt: „Welches Gasthaus hat am Wanderweg XY offen?“, kann der Chatbot nur dann eine verlässliche Antwort geben, wenn Öffnungszeiten und Standortdaten sauber hinterlegt sind.

Bei der Frage „Wie komme ich von Weiz nach Fladnitz?“ liefert die KI nur dann eine hilfreiche Route, wenn die Anreiseinformationen vollständig und aktuell gepflegt sind.

Und auch auf die Frage „Gibt es barrierefreie Unterkünfte in Bad Gleichenberg?“ kann sie nur reagieren, wenn Barrierefreiheit als Attribut oder Filter eindeutig in den Unterkunftsdaten erfasst ist.

Der große Vorteil:
Diese Daten müssen nicht von Grund auf neu erstellt werden. Oft genügt es, bestehende Inhalte zu ordnen, klar zu beschreiben und technisch so aufzubereiten, dass sie von KI-Systemen richtig verstanden werden können.

Genau hier setzt crosseye Marketing in der Beratung an: Wir prüfen, welche Informationen der Betrieb bereits hat – und zeigen, wie man sie so strukturiert, dass Chatbots, Sprachassistenten oder Suchsysteme sie optimal nutzen können.

Mein persönlicher Praxistipp:
Gute KI beginnt mit guter Contentpflege. Kein Chatbot kann fehlende Daten ersetzen – aber er kann großartig damit arbeiten, wenn sie vorhanden sind.

Die gute Nachricht zum Schluss

KI im Tourismus ist kein Zukunftsthema mehr – sie ist längst da. Und sie kann enorm entlasten, wenn man sie richtig einsetzt. Wer heute beginnt, seine digitalen Prozesse zu durchdenken, profitiert morgen von weniger Anrufen, schnelleren Antworten und zufriedeneren Gästen.

Wir bei crosseye Marketing denken solche Entwicklungen mit – und übersetzen sie in praxisnahe, umsetzbare Strategien. Ob Website, Chatbot oder Content-Strategie: Wir helfen dir, KI dort einzusetzen, wo sie wirklich Sinn macht.

Du überlegst, einen KI Chatbot einzusetzen?
Wir helfen dir, die passende Lösung zu finden – von der Strategie bis zur Umsetzung.
Kontaktiere uns gerne – wir sind nur einen Klick entfernt.