Tourismusdaten nutzen und bessere Entscheidungen treffen

Genau hier entsteht aktuell einer der größten Umbrüche im Tourismus. Viele Betriebe erkennen, dass Digitalisierung heute weit mehr bedeutet als nur neue Tools oder zusätzliche Reichweite.

Immer wichtiger wird die Frage, wie Informationen, Prozesse und Gästedaten sinnvoll miteinander verbunden werden.

Wenn wertvolle Gästekontakte ungenutzt bleiben

In der Praxis passiert häufig Folgendes:

Ein Gast stellt eine Anfrage, erhält ein Angebot und bucht dann aus unterschiedlichsten Gründen nicht. Vielleicht war der Zeitraum nicht passend. Vielleicht wurde kurzfristig umgeplant. Vielleicht war ein anderes Hotel günstiger oder schneller verfügbar.

Und danach passiert oft gar nichts mehr, der Schriftverkehr wird ins Archiv gezogen. Dabei hatte dieser Gast bereits konkretes Interesse am Betrieb, an der Region oder am Angebot.

Ein Beispiel:

Familie Mayer war 2023 zum Wandern im Hotel. 2024 kauft sie einen Gutschein. 2026 stellt sie eine Anfrage für die Herbstferien. In vielen Betrieben entstehen daraus drei unterschiedliche Datensätze – im PMS, im Gutschein-System und im Anfrage-Tool. Obwohl das Hotel bereits zahlreiche Informationen über diese Familie besitzt, erkennt kein System automatisch, dass es sich um dieselben Gäste handelt.

Vor allem datenbasierte Ansätze im Tourismus helfen dabei, Prozesse besser nachzuvollziehen und langfristig strukturierter weiterzuentwickeln.

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Daten helfen dabei, Gäste gezielter anzusprechen

Ein Gast, der bereits im Winter Urlaub gemacht hat, interessiert sich vielleicht auch für einen Kurzurlaub im Frühling. Vielleicht sind rund um ein langes Wochenende noch Zimmer verfügbar oder es gibt ein passendes Angebot für Stammgäste.

Statt erneut komplett neue Reichweite einkaufen zu müssen, kann genau dieser Gast gezielt angesprochen werden. Zum Beispiel mit einer Nachricht wie: „Erlebe die Region im Frühling, die du vom Winter schon kennst.“

Jeder bestehende Gästekontakt, der erneut bucht, reduziert die Abhängigkeit von Buchungsplattformen und senkt gleichzeitig die Kosten für die Ansprache neuer Gäste. Genau deshalb gewinnen bestehende Kontakte, Gästedaten und direkte Kommunikation im Tourismus zunehmend an Bedeutung.

Warum viele Tourismusbetriebe trotz vieler Tools wertvolle Daten nicht nutzen

Technisch ist in vielen Betrieben bereits enorm viel vorhanden:

• PMS-Systeme
• CRM-Lösungen
• Newsletter-Tools
• Gutschein-Systeme
• Gästefragebögen
• Buchungsstrecken
• WhatsApp-Kommunikation
• digitale Gästemappen

Viele Hotels besitzen heute bereits enorme Mengen an Gästedaten. Das Problem ist oft nicht der Mangel an Informationen, sondern dass dieselbe Person mehrfach im Betrieb angelegt ist.

Der Gast befindet sich im PMS, im Newsletter-System, im CRM, im Gutschein-Tool oder in einer Anfrage-Datenbank. Oft entstehen dabei mehrere Datensätze derselben Person, die nicht miteinander verbunden sind.

Dadurch fehlt ein vollständiges Bild des Gastes. Frühere Aufenthalte, Interessen, Buchungsverhalten oder genutzte Zusatzleistungen bleiben in einzelnen Systemen verborgen, obwohl die Informationen bereits vorhanden wären.

Die Folgen zeigen sich dann häufig im Alltag:

• Newsletter kennen frühere Aufenthalte nicht
• Gästefragebögen landen in keinem zentralen System
• Interessent:innen werden nach Anfragen nicht weiter angesprochen
• Gästekommunikation endet nach der Buchungsbestätigung
• doppelte Kontakte erschweren Segmentierungen
• fehlende Schnittstellen verhindern Automatisierungen

Die Herausforderung liegt deshalb häufig nicht darin, weitere Software einzuführen. Viel wichtiger ist es, bestehende Daten sinnvoll miteinander zu verbinden und nutzbar zu machen.

Wie aus Daten konkrete Gästekommunikation wird

Moderne Systeme helfen heute dabei:

• Gäste besser zu segmentieren
• Interessen frühzeitig zu erkennen
• Kommunikationsketten aufzubauen
• Wiederbuchungen gezielt zu fördern
• Gäste entlang der Customer Journey zu begleiten
• und Interessent:innen weiterzuführen, die nicht sofort gebucht haben

In diesem Bereich spielt mittlerweile auch KI eine immer größere Rolle. Systeme analysieren automatisch Gästedaten, erkennen Interessen oder helfen dabei, passende Inhalte zum richtigen Zeitpunkt auszuspielen — etwa Wellness-Angebote für frühere Spa-Gäste oder Familienangebote während der Ferienzeiten.

CRM und Newsletter-Tools erfüllen unterschiedliche Aufgaben

Auch wenn viele Systeme heute technisch zusammenwachsen, erfüllen CRM- und Newsletter-Systeme im Tourismus weiterhin unterschiedliche Aufgaben.

Ein CRM begleitet bestehende Gäste entlang der Guest Journey — von der Anfrage bis zur Wiederbuchung.

Newsletter-Systeme sprechen zusätzlich auch Interessent:innen an, die sich über die Website angemeldet oder eine Anfrage gestellt haben, ohne bereits Gast gewesen zu sein.

Gerade darin liegt großes Potential:

Beispielsweise gibt es rund um ein langes Wochenende noch freie Zimmer.

1. Im ersten Schritt werden bestehende Kontakte aus dem CRM aktiviert — etwa frühere Gäste mit passendem Reiseverhalten oder Stammgäste.
2. Bleiben danach noch Kapazitäten offen, können zusätzlich segmentierte Newsletter an Interessent:nnen oder frühere Anfragen verschickt werden.
3. Erst wenn danach weiterhin Lücken bestehen, wird neue Reichweite über Kampagnen oder Werbeanzeigen aufgebaut.

CRM Systeme	Newsletter Tools
Arbeiten stärker mit bestehenden Kontakten	Arbeiten stärker mit Reichweite & Kampagnen
Begleiten Gäste entlang der Guest Journey	Verteilen Inhalte an Zielgruppen
Nutzen bestehende Gästedaten	Aktivieren vorhandene Kontakte
Unterstützen personalisierte Kommunikation	Unterstützen segmentierte Aussendungen

Mehr über Newsletter Marketing im Tourismus:
➡️ https://www.crosseye.at/tourismus-marketing-steiermark/newsletter-marketing/

Automatisierung und KI verändern die Gästekommunikation

Automatisierung mit KI bedeutet im Tourismus heute auch individuellere Kommunikation mit Gästen.

Bucht ein Gast beispielsweise einen Wanderurlaub, kann bereits vor der Anreise automatisch eine passende PreStay-Mail verschickt werden — etwa mit Wettervorhersage, Wandertipps oder Hinweisen, welche Kleidung sinnvoll wäre.

Nach dem Aufenthalt können wiederum individuell abgestimmte PostStay-Mails folgen: passende Angebote, saisonale Empfehlungen oder Erinnerungen für den nächsten Aufenthalt.

Wenn Systeme sauber aufgebaut sind, können Inhalte, Zeitpunkte und Kommunikation automatisiert auf die jeweilige Buchung abgestimmt werden. Dadurch entsteht eine persönliche Gästekommunikation — ohne dass jeder einzelne Schritt manuell erledigt werden muss.

Gleichzeitig gewinnen auch sogenannte Open-Data-Strukturen im Tourismus zunehmend an Bedeutung. Viele Informationen zu Veranstaltungen, Sehenswürdigkeiten, Mobilitätsangeboten oder Freizeitaktivitäten werden heute bereits zentral von Destinationen gepflegt und können automatisiert in Websites, digitale Gästemappen oder Kommunikationsprozesse eingebunden werden.

Dadurch müssen Informationen nicht mehrfach gepflegt werden und Gäste erhalten entlang ihrer gesamten Reiseplanung aktuellere und konsistentere Inhalte.

Warum KI nicht immer groß gedacht werden muss liest du gerne hier:
➡️ https://www.diegutenachricht.at/ki-im-tourismus-richtig-einsetzen/

Fazit: Entscheidend ist, was aus den Informationen entsteht

Wirklich wertvoll werden Daten im Tourismus erst dann, wenn daraus bessere Kommunikation, effizientere Abläufe und relevantere Gästeerlebnisse entstehen.

Die größte Herausforderung liegt heute oft nicht mehr darin, neue Systeme einzuführen, sondern bestehende Prozesse, Gästebeziehungen und Informationen sinnvoll miteinander zu verknüpfen.

Wer die richtigen Daten nutzt, erkennt Veränderungen oft früher und kann fundiertere Entscheidungen treffen. ➡️ https://www.diegutenachricht.at/auslastung-im-hotel/

Die gute Nachricht gerne zum Schluss

Genau bei diesen Themen unterstützen wir Tourismusbetriebe tagtäglich. Von Gästekommunikation, Newsletter-Marketing und CRM-Prozessen bis hin zu Sichtbarkeit, Automatisierung und digitalen Strategien. Melde dich gerne bei uns:

➡️ https://www.crosseye.at/tourismus-marketing-steiermark/tourismus-marketing-betreuung/

Mein ganz persönliches Fazit

Ja — aller Anfang ist oft schwer.

Denn bevor Prozesse automatisiert, Informationen sinnvoll genutzt oder Systeme miteinander verbunden werden können, braucht es zuerst einmal die Entscheidung, sich überhaupt damit auseinanderzusetzen. Das kostet Zeit, Ressourcen und oft auch ein Umdenken im Betrieb. Aber genau darin liegt eine große Chance!

Denn wenn Abläufe besser funktionieren und Kommunikation gezielter wird, profitieren am Ende nicht nur Gäste durch relevantere Informationen und bessere Betreuung. Oft entstehen dadurch auch neue Freiräume für Mitarbeiter:innen, weil viele manuelle Abläufe einfacher, strukturierter und effizienter werden können.

Bedeutet Digitalisierung automatisch mehr Arbeit für Hotels?

Nicht unbedingt. Richtig eingesetzt kann Digitalisierung sogar deutlich entlasten. Automatisierungen, strukturierte Prozesse und zentral gepflegte Daten sparen Zeit im Alltag, reduzieren manuelle Arbeitsschritte und schaffen mehr Freiräume für Mitarbeiter:innen und Gästebetreuung. Wichtig ist allerdings, dass die eingesetzten Systeme sinnvoll zusammenspielen.

Welche Daten sind für Hotels besonders wertvoll?

Besonders relevant sind Daten zu:

• Aufenthalten & Reisezeiträumen
• Buchungs- und Anfrageverhalten
• Interessen & Urlaubsthemen
• Newsletter-Interaktionen
• wiederkehrenden Gästen
• genutzten Angeboten oder Zusatzleistungen

Diese Informationen ermöglichen segmentierte Kommunikation und fördern Wiederbuchungen.

Wie verändert KI die Gästekommunikation im Tourismus?

KI unterstützt Tourismusbetriebe dabei, Kommunikation stärker zu personalisieren und zu automatisieren. Systeme analysieren Verhalten, erkennen Interessen und helfen dabei, passende Inhalte zum richtigen Zeitpunkt auszuspielen. Dadurch entstehen relevantere Gästeerlebnisse entlang der gesamten Customer Journey.

Wie können Daten die Gästezufriedenheit verbessern?

Wenn Betriebe ihre Gäste besser kennen, können sie individueller kommunizieren und relevantere Angebote ausspielen. Das beginnt bei personalisierten Newslettern und reicht bis hin zu passenden Zusatzangeboten vor oder nach dem Aufenthalt. Gäste erwarten heute zunehmend schnelle, relevante und einfache Kommunikation.

Worauf sollten Hotels beim Umgang mit Daten achten?

Neben einer klaren Strategie spielen Datenschutz und Datenqualität eine große Rolle. Informationen sollten aktuell, sauber gepflegt und datenschutzkonform verarbeitet werden. Gleichzeitig bringt die beste Software wenig, wenn Systeme nicht miteinander kommunizieren oder Daten nicht sinnvoll genutzt werden.